Todo lo que debes considerar al buscar salones para eventos en Cancún

1. Ubicación
En Cancún existen innumerables espacios para alojar tu evento, sin embargo, considera que al tratarse de un acontecimiento público no debes perder de vista la accesibilidad al mismo y qué tan cerca queda de donde se hospedan los asistentes. En la zona hotelera de Cancún se encuentra el mejor hotel para eventos empresariales en Cancún , pues ofrecen servicios profesionales de mobiliario, montaje, alimentos, decoración y organización necesarios para una reunión empresarial exitosa.

Tip: Asegúrate de que el lugar de tu elección cuente con estacionamiento, servicio de valet parking o si existe algún estacionamiento en los alrededores disponible para los asistentes.

2. Número de asistentes
Algo muy importante es calcular un número aproximado de asistentes para saber cuánto espacio requieres y tu elección esté de acuerdo con tus necesidades. Si tu evento espera muchos asistentes, lo más probable es que los costos del salón se eleven, por lo que debes tener en cuenta la cantidad de asistentes que se adecue a tu presupuesto.

3. Presupuesto
A lo largo de la planeación de tu evento empresarial, lo más seguro es que la lista de gastos incremente poco a poco más allá del costo del salón, por lo que te recomendamos contemplar el presupuesto total con el que dispones y qué porcentaje destinarás a la renta del espacio. No olvides separar un 5% o 10% de tu presupuesto para gastos que surjan de sorpresa o de imprevisto.

4. Servicios
Muchas veces es más conveniente contratar aquellos salones que ofrecen paquetes en los que, además de la renta del espacio, también proporcionan servicios como el mobiliario, banquetes e incluso equipo audiovisual, entre otros, pues facilita la planeación de tu evento al tener un mismo proveedor. Aunque te sugerimos no dejarte sorprender y preguntar de manera detallada lo que te ofrecen en ese paquete para así valorar el proveedor que te convenga más.

5. Disponibilidad del espacio
En algunas ocasiones los proveedores de salones suelen llevar a cabo dos o más eventos en las mismas instalaciones. En caso de que esto suceda el día que contrataste, te sugerimos consultar cómo se delimitarán los espacios para los asistentes. Conoce los horarios con los que dispones para tu evento o si tienes la posibilidad de alargarlo un par de horas más, en caso de necesitarlo.

6. Gastos extra
Para evitar gastos que se salgan del presupuesto y evitar desagradables sorpresas, solicita con tu proveedor una lista detallada del paquete o los servicios que solicitaste, así como sus características y costos. Pide un desglose de la tarifa por hora de cada servicio, para que estés prevenido en caso de que se alargue tu evento.

7. Proveedores
Para poder elegir si te conviene o no un proveedor y antes de firmar cualquier contrato, consulta primero si tienen alguna exclusividad con algún abastecedor de servicios que son fundamentales como: decoración, banquete y mobiliario. Así sabrás si se adecúan a lo que tienes en mente o tendrás que revisar de manera independiente otras alternativas para conseguir cada servicio.

Si lo que quieres es impresionar a tus invitados, debes llevar a cabo tu encuentro corporativo en Cancún, no sólo por sus increíbles paisajes, excelente hospitalidad, hoteles de clase mundial y las playas más hermosas del mundo, sino porque aquí encontrarás los espacios y salones para eventos perfectos para congresos, capacitaciones, conferencias, networking, cenas de fin de año y más.